Una de las funcionalidades más útiles de Partes es la posibilidad de enviar automáticamente un email de confirmación de cita al cliente en el momento en que se crea o gestiona un parte de trabajo. En este artículo te explicamos paso a paso cómo configurarlo y cómo usarlo en el día a día.

Requisito previo: configurar el servidor SMTP de tu empresa

Antes de poder enviar cualquier confirmación por email, la aplicación necesita conocer los datos de tu servidor de correo saliente (SMTP). Sin este paso, el botón de confirmación no funcionará.

Dónde configurarlo

Accede a Configuraciones y busca la opción “Envío de email por servidor de la empresa”.

Dentro encontrarás los siguientes campos:

Probar la configuración antes de guardar

Una vez rellenos los datos, la pantalla te ofrece una sección de prueba: introduce una dirección de destino y pulsa el botón “Probar”. La aplicación guardará la configuración automáticamente y enviará un email de prueba, mostrando si el envío fue correcto o el motivo del error.

Consejo: Usa siempre tu propio correo para la prueba y verifica que el mensaje llega a la bandeja de entrada (no al spam).

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Configurar el email de confirmación de cita

Una vez que el servidor SMTP está operativo, el siguiente paso es personalizar el contenido del email que recibirá el cliente. Ve a Configuraciones y busca la opción “Email de confirmación de cita”.

Dispones de dos campos:

• Asunto: El asunto que verá el cliente en su bandeja de entrada.
• Texto del email: El cuerpo del mensaje. Puedes usar las siguientes variables dinámicas:
  • {{fecha}} — Se sustituye automáticamente por la fecha de inicio del parte o cita.
  • {{textoLargoPdf}} — Inserta el texto largo definido en los datos de tu empresa (ideal para añadir condiciones, notas legales o saludos personalizados).

Ejemplo de texto:

Estimado cliente,

Le confirmamos su cita programada para el día {{fecha}}.

{{textoLargoPdf}}

Gracias por confiar en nosotros.

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Enviar la confirmación desde el listado de partes

Con todo configurado, el flujo de uso es muy sencillo:

1. Abre el listado de partes.
2. Localiza el parte o cita que quieres confirmar.
3. Despliega el menú de acciones del parte (los tres puntos o el botón de acciones).
4. Pulsa “Enviar confirmación de cita”.

La aplicación enviará el email al cliente de forma inmediata utilizando la dirección de correo almacenada en el parte.

Importante: El botón de envío estará deshabilitado si el cliente no tiene dirección de email registrada en el parte. Asegúrate de que el cliente tiene su email correctamente introducido antes de intentar enviar la confirmación.

¿Qué ocurre tras el envío?

• Si el envío es correcto, verás una notificación de éxito: “Confirmación de cita enviada”.
• Si hay algún problema (credenciales incorrectas, servidor caído, etc.), la aplicación mostrará un mensaje de error con el motivo concreto para que puedas corregirlo.

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Envío Desde App Web

Envío Desde App Movil:

Mensaje Enviado:

Resumen del flujo completo

1. Admin → Configuraciones → "Envío de email por servidor de la empresa"
   └── Rellena Host, Puerto, Usuario, Contraseña, Encriptación
   └── Activa la configuración
   └── Prueba el envío con un email de destino

2. Admin → Configuraciones → "Email de confirmación de cita"
   └── Define el Asunto y el Texto (usa {{fecha}} y {{textoLargoPdf}})

3. Listado de partes → Menú de acciones → "Enviar confirmación de cita"
   └── El cliente recibe el email al instante

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Preguntas frecuentes

¿Puedo usar Gmail como servidor SMTP? Sí. Configura el host como smtp.gmail.com, puerto 587, encriptación TLS y usa una contraseña de aplicación de Google en lugar de tu contraseña habitual.

¿El cliente responde al email de la empresa o a una dirección genérica? El remitente del email es la cuenta de usuario SMTP que hayas configurado, por lo que las respuestas llegarán directamente a esa bandeja de entrada.

¿Puedo enviar la confirmación varias veces? Sí, puedes pulsar el botón tantas veces como necesites, por ejemplo, si cambias la fecha de la cita y quieres notificar al cliente de nuevo.

¿Qué pasa si el cliente no tiene email guardado? El botón de confirmación aparecerá deshabilitado. Edita el parte y añade el email del cliente antes de intentar el envío.